正式组织是指人们按照一定的规则，为完成某一共同的目标，正式组织起来的人群集合体。我们一般谈到的组织都是指正式组织。维系正式组织的主要是理性原则。在正式组织中，其成员之间保持着形式上的协作关系，以完成组织目标为行动的出发点和归宿点。人们经常将“正式”与“不变”、“稳定”联系在一起。在实践中，正式组织在保持其相对稳定性的同时必须具有一定的灵活性，发现和使用人才，并根据组织环境的变化调整正式组织的结构。

正式组织一般具有以下几个特点：

（1） 组织目标是具体的。

（2） 正式组织的权力具有强制性服从的特点，并且还有正统性、合法性和稳定性等特点。

（3） 正式组织的结构一般具有层级式的等级特点。

（4） 正式组织的信息沟通渠道是由组织规章提供的。

社会系统学派的代表巴纳德认为正式组织有三个基本要素，即协作意愿、共同目标和信息沟通。这三个要素是正式组织产生的充分必要条件。

（1）协作意愿。

按定义来说，没有人就没有组织。但是，正如我们强调指出过的，构成组织的应该是人的服务、行动、行为或影响，而不是人。那就很明显，人们贡献努力的意愿是协作体系所不可缺少的。

同组织有关的日常用语中有许多词语用来指个人的协作意愿，其中主要的有“忠诚心”、“团结心”、“团队精神”、“组织力”。尽管这些词语不太精确，但都与“忠于事业”有关，并且一般都认为它们所指的是不同于个人贡献的有效性、能力或价值的某种事物。所以，“忠诚心”不一定同人的地位、阶层、名声、报酬或能力有关。它大致地被认为是组织的必要条件。

这种意义上的协作意愿意味着自我克制，对自己个人行动控制权的放弃，个人行为的非个人化。其结果是努力的凝聚、结合；其直接的原因是必需“结合”的意向。没有这种意向就不会有对协作做贡献的持久的个人努力。首先必须有把个人行为贡献于非个人的组织行为，个人放弃其行动的控制权的意愿，才能把人们的行动协调起来。

对某一具体的正式组织的贡献意愿的显著特点是，个人意愿的强度存在着极大的差异。如果按照贡献意愿的强度对一个组织的可能的贡献者加以排列的话，其等级将为：从强烈的贡献意愿逐步下降到没有贡献意愿，再下降到强烈的不愿意、反对或憎恨。现代社会的大多数人对任何一个现存的或可能成立的组织总是处于否定的立场。可能的贡献者中只有一小部分有着积极的贡献意愿。这对大的国家、天主教会等极大且极复杂的正式组织来讲也适用。现存社会中的绝大多数人对任何一个组织或者是漠不关心，或者是积极反对。如果有较小的组织附属于这些大的组织，那么小组织中有积极贡献意愿的只是很小一部分，常常是微不足道的一部分人。

几乎同样重要的另一个特点是，任何个人的贡献意愿的强度都不可能维持不变。人在睡眠时很难说有什么贡献意愿。而当人疲劳、不愉快时，贡献意愿也会减退或消失，“心有余而力不足”这句话就很好地表现了这种状况。 从以上两点得出的必然结论是，在任何一个正式组织中，有积极贡献意愿的人数，以及中立的或没有贡献意愿的人数是经常变动的。随之而来的推论是，在任何一个正式的协作体系中，可能的贡献者的贡献意愿总量是不稳定的。这是从所有的正式组织的历史中明显表现出来的事实。

积极的或否定的协作意愿是每个个人对在这个组织中和其他机会中经受到的，或者对预计的净满足或净不满足比较后的表现。其他机会可能是个人的机会或其他组织提供的机会。也就是说，协作意愿首先是诱因同相关的牺牲相比较的净结果；其次是同其他机会提供的实际可以得到的净满足相比较的结果。如果从逻辑上来考虑，需要决定的问题首先是，进行协作是否比独立行动对个人更为有利。如果更为有利，那么要考虑的问题是，目前的协作机会比其他协作机会所提供的利益是更大还是更小。这样，从个人的观点来看，协作意愿是个人愿望同厌恶的综合结果；从组织的观点来看，它是所提供的客观诱因同承受的负担的综合结果。而这个净结果的衡量则完全是个人的和主观的。因此，组织依存于个人的动机和满足个人的诱因。

（2）共同目标。

除了要同别人联合这样一种模糊的感觉或愿望以外，必需有一个协作的目的，协作意愿才能发展起来。否则，就无法知道或预测要求于个人的是怎样的具体努力，在许多情况下也无法知道有些什么样的满足可以提供给个人。我们把这样一种目的叫做一个组织的“目的”。需要有一个目的的必要性是自明之理，是“系统”、“协作”、“协调”这些字眼中隐含之意。这是在许多协作体系中可以明显看到的，尽管它常常没有用文字规定下来，而且有时也无法规定。在这种情况，所能观察到的是行动的方向或后果。从这些方向和后果中可以推导出目的来。

一个目的如果不被将要参加组织的人们所接受，是不会激起协作行为的。因此，目的的被接受同协作意愿是同时发生的。

重要的一点是要明确，对每一个参加协作的人来说，每个协作目的都有两个方面：

①协作的方面；

②主观的方面。

当把目的看成是一种协作行为的时候，它近似于独立观察者从一种特殊的观察立场、组织利益的立场来观察。它主要由组织的知识来决定，但由个人来加以解释，例如，当五个人协作把一块石头从A处搬到B处时，对这五个人的每一个人，从组织的观点来看，石头的移动都是不同的事。但是，请注意，问题不在于石头的移动对每一个人意味着什么，而在于他认为对于整个组织意味着什么。这包括着他认为作为协作的一个组成部分的他自己的努力的意义，以及所有其他参加协作的人的努力的意义，但它决不会涉及个人动机的满足。

当目的是获得简单的物的结果时，每一个独立观察者客观地观察到的目的，同作为参加协作行为的每一个人观察到的目的之间的差异，一般并不大或并不重要。参加协作的人的不同的协作观点也相应地是类似的。但是，即使在这样的情况下，有心的观察者也会发现导致争执、行动不协调等的观点差异，尽管这并不涉及个人利益。而当目的不太具体时，如宗教方面的协作，客观目的同每一个人从协作观点观察到的目的之间的差异，常常最终导致协作的瓦解。

我们可以这样说，只有当协作的参加者没有认识到他们对协作目的的理解存在着严重分歧的时候，这个目的才能成为协作体系的一个组成要素。如果客观地观察到的目的同从协作角度观察到的目的之间存在着重要的差异，当目的是具体的、有形的、物的目的时，这种差异很快就会显露出来；而当目的是一般性的、无形的、感情性的目的时，差异可能很大却没有被人们认识到。因此，能够作为协作体系基础的客观目的是贡献者（或可能的贡献者）相信为已决定的组织的目的。反复灌输存在着共同目的的信念是经理人员的一种主要职能。这就说明了为什么在政治组织、工业组织、宗教组织中进行着许多教育工作或所谓的思想工作。否则的话，这种情形常常难以解释。

再回到五个人移动石头的例子，我们讲过，“问题不在于石头的移动对每一个人意味着什么，而在于他认为对于整个组织意味着什么”。这里强调的区别是极为重要的。它表明这样一个事实：参加组织的每一个人可以被看成是具有双重人格—一个组织人格和一个个人人格。严格说来，一项组织目的对个人来说并没有直接的意义，对他有意义的是组织同他的关系：组织加给他的负担和给予他的利益。在讲到从协作观点来看的目的时，我们指的是个人的组织人格。在许多情况下，这两种人格的发展过程是很清楚的。可以明显地看出，在军事行动中，个人行为可能受到组织人格的严厉压制，以致于同个人动机的要求完全相反。同时，可以观察到许多人的自私的行为同他的公务行为是完全不一致的，尽管他们似乎根本没有意识到这一事实。常常还可以看到这样的事，政治组织、爱国组织或宗教组织的成员在他们的个人行为上可以接受屈辱性的待遇，包括承认他们的个人行为同组织义务不相符，但是，如果稍微对他们组织的主义或教理有所不敬，他们就会激怒起来，尽管他们自己也承认对这些主义或教理并不理解。但是，另外还有无数的例子表明几乎不存在组织人格。这些情况是，个人同协作体系的关系是暂时的，或参加组织的意愿处于临界状态。

换句话说，我们已明确地区分了组织目的和个人动机。在考虑到组织的时候，人们常常假定共同目的同个人动机是同一的，或应该是同一的。但是，除了下面讲的例外情况以外，事情并不是这样。在现代社会的条件下，事情很少是这样的。个人动机必然是内在的、个人的、主观的事物，共同目的必然是外在的、非个人的、客观的事物，尽管个人对它的解释是主观的。这种普遍规律的一个重要例外是，在许多组织中，组织目的的实现本身成为许多人个人满足的源泉，成为个人的动机。这种情况尽管可能存在，但却很稀少。我认为只有在家庭、爱国组织和宗教组织中，在特殊条件下，组织目的才成为或可能成为惟一的或主要的个人动机。

最后应该指出，组织一旦成立以后，就会改变它们的统一的目的。组织试图使自己永远存在，在它们努力使自己持续下去的过程中，就可能改变它们存在的理由。我将在后面说明这成为经理人员职能的一个重要方面。

（3）信息沟通。

实现共同目的的可能性和存在着愿意为这个共同目的做贡献的人们，是协作努力体系的两极。使这些可能性成为动态过程的是信息交流。共同目的显然必须被人们所共同了解，而要使人们了解就必须通过某些信息交流形式。除了某些例外，人们之间的信息交流是口头信息交流。同样地，尽管在粗略和明白的程度上有所不同，对人们的诱因也依赖于对人们的信息交流。

信息交流方法的中心问题是口头语言或书面语言。更简单的形式是，具有明显意义的动作或行动也足以进行信息交流，尽管不是有意识的。在许多协作行为中，以各种方法发出信号，也是一种重要方法。另一方面，不论在原始文明和高度复杂的文明中，“以心传心”都是一种重要的信息交流方法（在集团行为中至少有一部分不是由“明显的”或口头的信息交流引起的，“以心传心”这个词语可以避免任何“神秘”的意义，它有心神领会的意思）。我认为它并没有被人们普遍地认识到。这种方法之所以必要，是由于语言作用的有限性和人们使用语言能力的差异。在专门训练和经验以及个人交往的持续方面，一个极为重要的要素是不通过语言而了解对方的能力—不仅了解环境和条件，而且了解对方的意图。

信息交流技术是任何一个组织的重要方面，而对许多组织来讲则是一个极为重要的问题。如果没有恰当的信息交流技术，就不可能采用某些目的作为组织的基础。信息交流技术使得组织采取某种形式并获得内部的经济性。只要我们想象一下以下的情况，这点就很清楚了。如果每个“成员”都讲着不同的语言，结果会是怎样呢？同样地，如果没有特别的符号，工程和化学工作等技术职能也很难进行。组织理论说到底，信息交流占着中心的地位，因为组织的结构、广度和范围几乎全由信息交流技术所决定。