证明信是证明一个人的身份、经历或一件事情的真实情况时所写的专用书信。它也通常被称为“证明”或“证明书”。

书写证明信时要慎重，除了对所证明的事情一定要实事求是、准确无误外，还应注意用语明确、肯定；不得涂改。为便于查考，证明信应留底稿，并进行登记。

证明信是证明某人身份、经历或事情真相的。一般由单位或熟悉情况的个人来写。具体来讲，证明信适宜于下列一些情况：

1、某人要入党入团，组织在进行调查时，原单位或有关人员要为其写出证明信。

2、有些真相模糊不清的历史事实或事件，由于被人歪曲，而当时亲身经历的人写出证明以澄清事实。

3、在公安机关寻求某些案件的目击者时，当时在场的群众写出证明信，以说明案发时的真实情况。

4、个人在为单位办理某些事项，或个人由于具体情况而必须向单位作出解释说明时，也可以请有关人员出据证明。

证明信的分类有很多种，依据不同，分类也不同。比如从证明信的内容来看，我们可以将证明信分为证明某人身份、证明某人某一时期的工作经历和证明某件事情真相的证明信等。

从证明信具体的存在方式上来划分的话，我们还可以将证明信分为公文式、书信式、便条式等三种格式。

证明信还可以从开据证明的人的不同而分为以组织的名义所发的证明信和以个人的名义所发的证明信两种。而以组织的名义所发的证明信还可再分为普通书写的证明信和印刷证明信两种。我们认为这最后一种分法是较合理的。

1、以组织名义所发的证明信

这种证明信多数是证明某人曾在或正在该单位工作的证明信。它可以证明此人的身份、经历、职务，以及同该单位的所属关系等真实情况。这种材料的来源一般源于该单位的档案，或来自调查研究。

以组织名义所发的证明信可采用普通书信形式，一般都是该单位的负责人或文书根据真实的档案或调查的材料，来组织书写的一种证明性书信。篇幅可长可短，视具体情况而定。

以组织名义发出的印刷式的证明信则是一种较方便的已事先把格式印好，只需填进主要内容的一种证明信。这种证明信一般留有存根，以备今后查看。这是一种较为正规的证明信。

2、以个人名义所发的证明信

这类证明信，由个人书写。证明信的内容完全由个人负责。写这样的证明信，个人一定要严肃认真，仔细回忆，不得信笔由缰，马马虎虎。个人所写的证明信一般都以个人名义、采用书信体格式。

证明信，通常具有以下一些特点：

1、凭证的特点

证明信的作用贵在证明，是持有者用以证明自己身份、经历或某事真实性的一种凭证，所以证明信的第一个特点就是它的凭证的作用。

2、书信体的格式特点

证明信是一种专用书信，尽管证明信有好几种形式，但它的写法同书信的写法基本一致，它大部分采用书信体的格式。

不论是哪种形式的证明信，其结构都大致相同，一般都有标题、称呼、正文、署名和日期等构成。

1、标题

证明信的标题通常有以下两种方式构成：

1）单独以文种名作标题

一般就是在第一行中间冠以“证明信”、“证明”字样。

2）由文种名和事由共同构成

一般也是写在第一行中间。如“关于×××同志××情况(或问题)的证明”。

2、称呼

要在第二行顶格写上受文单位名称或受文个人的姓名称呼，然后加冒号。

有些供有关人员外出活动证明身份的证明信因没有固定的受文者，开头可以不写受文者称呼，而是在正文前用公文引导词“兹”引起正文内容。

3、正文

正文要在称呼写完后另起一行，空两格书写。要针对对方所要求的要点写，要你证明什么问题就证明什么问题，其它无关的不写。如证明的是某人的历史问题，则应写清人名、何时、何地及所经历的事情；若要证明某一事件，则要写清参与者的姓名、身份，及其在此事件的地位、作用和事件本身的前因后果。也就是要写清人物、事件的本来面目。

正文写完后，要另起一行，顶格写上“特此证明”四个字。也可直接在正文结尾处写出。

4、落款

落款即署名和写明成文日期。要在正文的右下方写上证明单位或个人的姓名称呼，成文日期写在署名下另起一行，然后由证明单位或证明人加盖公章或签名、盖私章，否则证明信将是无效的。

1、以个人名义所发的证明信。要写明写证明信者本人的政治面貌、工作情况等，以便使审阅证明信的人了解证明人的情况，从而鉴别证明材料的真伪与可信程度。

2、个人所写的证明信的内容如果本人不太熟悉，应写“仅供参考”的提示性语言。因为证明信有时是作为结论性证据的，所以要实事求是，严肃认真，要尽量言之有据。

3、对于随身携带的证明信，一般要求在证明信的结尾注明有效时间、过期无效的期限。

4、证明信的语言要十分准确，不可含糊其辞。证明信不能用铅笔、红色笔书写，若有涂改，必须在涂改处加盖公章。

证明信的书写格式可参考下面的例文。

例文1：

证明信

××市国土局

您局×××同志，原是我局职工，已于××××年×月评为助理经济师，特此证明。

××市××公司（公章）

××××年×月×日

例文2：

证明

××市人事局：

你市×××同志曾于××××年×月至××××年×月在我校××系修业×年，成绩合格，获××学位。

特此证明

××大学教务处（公章）

××××年×月×日