管理者所从事的工作从重要程度和时间迫切可以分为四种类型：紧急重要型、紧急非重要型、重要非紧急型和非紧急非重要型。一个有效的管理者最首先应该从事的是那些重要非紧急型的工作，其次才是紧急重要型工作、紧急非重要型工作、非紧急非重要型工作。

（1）以各项工作的重要性和紧迫性为两个重要属性。重要性是根据各项工作价值的大小一分为二；紧迫性是根据各项工作的完工期限分为急迫和不急迫。这样划分确定为四个象限。

（2）再来对每个象限工作性质进行分析：

（3）将工作逐项列出来。

（4）事情填入象限中。（假定了一些工作，后注有时间H）

美国伯利横钢铁公司，曾经只是一个鲜为人知的小钢铁厂，短短5年的时间，便一跃成为世界上最大的独立钢铁厂。那么，是什么魔力促使了伯利横钢铁公司超常规的发展呢？这全得益于美国效益专家艾维·利的一个金点子，他对公司总裁舒瓦普说：“在一张纸片上写下你明天要做的最重要的事，然后用数字标明每件事对你和你公司重要性的次序。第二天早上，你首先要做的，就是把纸片拿出来，做第一项最重要的事，不要做其他的，全力办第一件事，直至办完为止。然后用同样的方法对待第二项，第三项，直至你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，因为你总是在做最重要的事！”

伯利横钢铁公司的发展壮大，就是因为每天都在做重要的事。所以要告诫管理者的话是：不要成为“紧急”的奴隶。要关注“关键”的问题。事分轻重缓急，因此不要把全部的时间都去做那些看起来“紧急”的事情，一定要留一些时间做那些真正“重要”的事情。管理自己时间的问题，尤其是要分清何为“紧急的事”、何为 “重要的事”。

第一，每天对该做的事排好优先次序，并按照这个次序来做。

第二，时间管理与目标设定、目标执行具有相辅相成的关系，时间管理与目标管理是不可分的。每个小目标的完成，会让你清楚地知道你与大目标的远近，你的每日承诺是你的压力和激励，每日的行动承诺都必须结合你的长远目标。所以，要想有计划地工作和生活，需要你管理好自己的时间。这一点说起来容易，但做起来就不那么简单。

第三，在时间管理中，必须学会运用80/20原则，要让20％的投入产生80％的效益。要把握一天中20％的经典时间，专门用于你对于关键问题的思考和准备。